Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable y encargado

Cada colegio es el responsable del tratamiento de los datos de su comunidad educativa: es quien decide qué información registra y con qué fin, y quien debe obtener la autorización de los titulares. SistemAcadémico actúa como encargado: trata esos datos únicamente por cuenta del colegio, siguiendo sus instrucciones y para prestar el servicio contratado.

2. Qué datos se tratan

Según los módulos que el colegio active: datos de identificación y contacto de estudiantes, acudientes y personal; datos académicos (matrícula, calificaciones, asistencia, observaciones, certificados); y datos administrativos propios de la operación escolar. No se recogen datos biométricos ni información financiera de tarjetas.

3. Menores de edad

La mayoría de los titulares son niños, niñas y adolescentes. Su información se trata atendiendo a su interés superior (Ley 1098 de 2006) y la autorización corresponde a sus padres o representantes legales, que el colegio recoge como parte del proceso de matrícula. La plataforma no ofrece registro abierto al público ni dirige publicidad a menores.

4. Datos sensibles

Algunos módulos tratan datos sensibles, en particular los relacionados con discapacidad y salud que exige el Plan Individual de Ajustes Razonables (PIAR, Decreto 1421 de 2017) y los registros del observador del estudiante. Autorizar su tratamiento es facultativo: ningún titular está obligado a entregarlos. Estos datos tienen acceso restringido dentro de la plataforma a los perfiles docentes y directivos que los necesitan para su función, y quedan excluidos de los perfiles puramente administrativos.

5. Finalidad

Los datos se tratan únicamente para prestar el servicio contratado por el colegio: gestión de matrícula, calificaciones, asistencia, boletines, comunicaciones y los módulos que el colegio active. No se comercializan, no se ceden a terceros con fines publicitarios y no se usan para entrenar modelos ni para fines distintos a los autorizados.

6. Aislamiento y seguridad

Cada colegio tiene una base de datos independiente. El acceso está restringido por autenticación y por rol, las contraseñas se almacenan cifradas de forma irreversible y todo el tráfico viaja por conexión segura (HTTPS). Se aplican medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información, y los accesos de los módulos confidenciales quedan acotados por perfil.

7. Proveedores

Para operar, la plataforma se apoya en proveedores de infraestructura (servidor) y de correo saliente, que actúan también como encargados y solo procesan la información necesaria para prestar ese soporte. No se transfiere información a terceros con fines propios de esos terceros.

Para el envío de notificaciones a la aplicación móvil se usa el servicio Firebase Cloud Messaging de Google, que recibe un identificador técnico del dispositivo (ver el apartado de la aplicación móvil).

8. Conservación y eliminación

La información se conserva mientras esté vigente el servicio con el colegio, y durante los plazos que la normativa educativa le exija conservar a la institución (historia académica, actas y certificados). Terminado el contrato, el colegio dispone de 30 días calendario para solicitar una copia de su información; cumplido ese plazo, su base de datos se elimina de los sistemas activos. La eliminación de un dato puntual a solicitud de un titular procede salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlo, caso en el que se informa el motivo.

9. Aplicación móvil

La aplicación móvil de SistemAcadémico (Android) es una puerta de acceso a la plataforma de cada colegio: el usuario escribe el código de su colegio e inicia sesión con la cuenta que el colegio le creó. No permite el registro abierto y trata los mismos datos descritos arriba, con las mismas finalidades y medidas de seguridad.

Si el usuario acepta recibir notificaciones, la aplicación obtiene un identificador del dispositivo (token de notificaciones) a través de Firebase Cloud Messaging (Google). Ese identificador se usa únicamente para entregar avisos del colegio (circulares, citaciones, recordatorios) a ese dispositivo; no se usa para publicidad, perfilamiento ni seguimiento, y se elimina al cerrar sesión o al desinstalar la aplicación. Las notificaciones pueden desactivarse en cualquier momento desde los ajustes del teléfono.

La aplicación no accede a la ubicación, los contactos ni el micrófono, y no incluye publicidad ni herramientas de analítica de terceros.

9.1. Asistente de WhatsApp

SistemAcadémico atiende por WhatsApp un número oficial que solo responde a quien escribe primero. Tiene dos usos. Información y contacto comercial: si una persona solicita una demostración, trata el nombre, cargo, colegio, ciudad, correo y número de WhatsApp que ella misma indica, únicamente para contactarla; puede pedir su eliminación escribiendo al correo de contacto. Acceso inicial de las familias: el colegio entrega un enlace para que el acudiente obtenga su acceso; el asistente trata el número desde el que se escribe y el documento del estudiante que la persona indique, solo para comprobar que el celular figura como padre, madre o acudiente en la ficha del colegio, y entrega una contraseña temporal que debe cambiarse al ingresar. La conversación en curso se guarda de forma temporal (30 minutos), cada entrega de acceso queda registrada en la bitácora del colegio sin guardar la contraseña, y tras varios intentos fallidos el número se bloquea por una hora. WhatsApp es un servicio de Meta Platforms, que procesa los mensajes bajo sus propias condiciones. Este canal no se usa para publicidad masiva.

10. Datos de esta página

El formulario de solicitud de demostración recoge nombre, cargo, colegio, ciudad, correo y teléfono con la única finalidad de contactar a la institución interesada. Puedes solicitar su eliminación escribiendo al correo de contacto.

11. Derechos del titular

Todo titular puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informado del uso que se les da, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio y revocar la autorización cuando no exista un deber legal de conservación.

Si el dato está en la plataforma de un colegio, el canal natural es el propio colegio, que es el responsable. Para solicitar la eliminación de tu cuenta, consulta cómo eliminar tu cuenta. También puedes escribir a contacto@sistemacademico.online y se traslada la solicitud a quien corresponda. Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más; los reclamos, en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

12. Vigencia

Esta política rige desde su publicación y puede actualizarse para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. Los cambios sustanciales se comunican a las instituciones contratantes por los canales de contacto registrados.